Nhiều người xây xong nhà thường nói, không biết là mình đã chi hết bao nhiêu tiền. Không phải vì họ muốn giấu mà vì thực sự không thống kê nổi con số chi thực tế là bao nhiêu. Ngay cả những người có tính cần thận, chu đáo, nhưng trước một khối lượng công việc quá lớn, quá dồn dập trong một thời gian ngắn, lại phải ôm đồm quá nhiều việc, đành bất lực buông xuôi vì không thể ghi chép xuể. Nhất là vào giai đoạn cuối của công trình, khi bạn đã mệt mỏi vì sự căng thẳng kéo dài, lại thêm nhiều việc bạn phải tự mình giải quyết nên dễ có xu hướng buông trôi. Thành ra không chỉ có hiện tượng công trình nhà nước không thể quyết toán nổi, mà ngay cả nhà ở tư nhân cũng khó quyết toán nếu như bạn không có một kế hoạch về tài chính cẩn thận ngay từ đầu.
Xây nhà có rất nhiều công đoạn phức tạp, đòi hỏi phải có hệ thống ghi chép đầy đủ, rành mạch, mới có thể thống kê được nhanh chóng tổng số tiền, tổng số vật liệu đã chi cho công trình. Bạn nên có ý thức về công việc này ngay khi bắt tay vào làm và nên ghi chép số liệu đều đặn, thường xuyên. Có thể trí nhớ của bạn rất tốt, nhưng không nên quá tin tưởng vào trí nhớ mà không ghi chép vì thời gian thi công kéo dài trong nhiều tháng, có nhiều hạng mục công việc chi tiêu, nhiều cách tính khác nhau.
LẬP SỔ GHI RÀNH MẠCH, CÓ HỆ THỐNG
Bắt đầu quá trình làm nhà, bạn phải chuẩn bị một quyển sổ ghi chép. Cách ghi chép đơn giản nhất là theo trình tự thời gian. Nhưng theo cách này, bạn khó có con số tổng hợp khi cần tính toán theo từng khối lượng vật tư, từng hạng mục cụ thể. Cách làm khoa học hơn, là bạn chia sổ thành các cột với nội dung: Ngày tháng, hạng mục công việc, nội dung chi, số lượng, đơn vị, đơn giá, thành tiền. Bảng kê chi phí vật liệu tách riêng với bản kê chi phí nhân công. Một phần nữa là bảng kê chi phí tổng hợp bao gồm những khoản chi lặt vặt, chi cho các thủ tục xin phép xây dựng, khoản ngoại giao, khoản phạt… trong bảng kê chi phí vật liệu, bạn lại tách thành nhiều trang, mỗi trang dùng cho một loại vật liệu như gạch, xi măng, thép, cát, đá, sỏi … Trang cuối tổng hợp các vật liệu phụ như phụ gia bê tông, các dụng cụ lao động như vồ đóng cọc, các khoản chi khác như bạt dứa che công trình, xốp chèn khe cột …
Thông thường đối với các vật tư như gạch, xi măng, thép, cát, đá sỏi … cần sử dụng khối lượng lớn, thường xuyên bạn sẽ đề nghị nhà cung cấp cho trả chậm, sau một đợt hàng mới thanh toán. Để tránh nhầm lẫn, bạn có thể lập một số phiếu giao nhận. Khi người giám sát ở công trình nhận hàng, đủ khối lượng, đakt quy cách xong mới viết phiếu giao cho người của cửa hàng. Sau này, bạn căn cứ vào số chứng từ đã lập, đối chiếu với sổ ghi chép của bạn và sổ ghi tại cửa hàng, cả ba con số khớp nhau mới thanh toán. Với cách làm này, bạn tránh được việc người bán hàng thông đồng với người nhận vật tư cho công trình của bạn.
KHÔNG BỎ QUA NHỮNG KHOẢN CHI VẶT
Bạn hãy cẩn thận ngay cả với các khoản chi nhỏ. Có rất nhiều khoản chi như vài chục mét dây điện, vài chiếc bóng đèn … bạn hãy ghi chúng vào mục chi vặt để thống kê sau này. Hiệu quả việc ghi chép sẽ thể hiên qua việc cộng sổ, giúp bạn không phóng tay quá mức. Sổ sách ghi chép có hệ thống còn giúp bạn tiết kiệm được tối đa từng đoạn dây thép buộc, từng lạng đinh… Bạn đừng nghĩ làm nhà tốn kém nhiều, tiết kiệm được khoản nào lớn thì tốt chứ vài đoạn dây thép buộc, lạng đinh thì đáng kể gì. Thế nhưng tích tiểu thành đại, chính nó sẽ góp phần làm giảm chi phí cho bạn một cách đáng kể. Điều đó bạn chỉ thực sự biết khi cộng lại sổ chi tiêu vào lúc quyết toán công trình. Nếu trước đây không để tâm, lúc này bạn sẽ giật mình tại sao có điều khoản chi lặt vặt lại lớn đến vậy.
NGUYÊN TẮC GHI CHÉP SÓ LIỆU
Nếu bạn tự mua vật liệu và thuê cốp pha, bạn chỉ thuê thợ theo hình thức khoán gọn nhân công, sổ sách ghi chép càng cần thận bạn càng ít có nguy cơ nhầm lẫn. Thuê cốp pha cũng cần ghi rõ thời gian, kích thước số lượng ngày trả. Các phần thanh toán khác như điện, nước, bạn cũng ghi rõ thời gian, tên vật tư, số lượng đơn vị tính, đơn giá, thành tiền theo trình tự thời gian.
Một phần khác ghi chép tất cả các chi tiêu của bạn. Khoản chi cho vật liệu, đối chiếu với phần vật liệu đã lấy, vì không phải lúc nào bạn cũng thanh toán luôn sau khi lấy hàng. Bạn có thể ghi vào cột “tạm trả”, “tạm ứng” các khoản chưa chính thức. Càng ngày, số liệu càng nhiều, thời gian bạn dành cho việc ghi chép càng ít vì giai đoạn hoàn thiện bạn càng nhiều việc phải quan tâm, cộng thêm phần mệt mỏi vì công việc “quá tải”. Do đó, bạn nên ý thức dành thời gian cuối mỗi ngày cho công việc này. Chặt chẽ hơn, bạn có thể lập thêm mục sử dụng vật tư để theo dõi. Từng hạng mục đã sử dụng hết bao nhiêu vật tư chính (xi măng, thép, gạch, cát, đá) có phù hợp với dự toán (hoặc định mức) không. Nếu có sự chênh lệch, cần điều chỉnh trong các hạng mục sau. Dù người bán hàng thường cung cấp hóa đơn viết tay nhưng bên cạnh việc lưu giữ số hóa đơn đó, bạn vẫn cần lập cuốn sổ chi tiêu của mình để thống kê một cách khoa học và dễ kiểm tra. Công việc này đòi hỏi hiểu biết đôi chút về chuyên môn nên bạn cần tham khảo ý kiến của những người hành nghề xây dựng mà bạn tin tưởng
LẬP NHẬT KÝ CÔNG TRÌNH
Đừng nên nghĩ rằng, chỉ có các công trình lớn của nhà nước mới cần lập hồ sơ nhật ký công trình. Đó là phần ghi chép theo trình tự thời gian, các công việc diễn ra trong quá trình thi công. Trong công tác xây lắp nhà nước, đội trưởng thi công phải lập được tiến độ thi công dự kiến, tiến độ hoàn thành từng hạng mục và toàn bộ công việc, nhật ký công trình được lập theo trình tự thời gian, có mục ngày tháng, công việc, kể cả những diễn biến như số người làm, thời tiết … Nó sẽ giúp bạn đối chiếu với một số ghi chép khác về vật liệu, nếu có sự nhầm lẫn.